CIPA and California’s Right to Privacy in the Workplace

Hidden cameras, screen recorders, keystroke logging devices: the tools of surveillance seem to be everywhere nowadays, in spaces you’d expect as well as in some more surprising places. And with the onset of the COVID-19 pandemic and widespread work-from-home for many workers, that list of places has expanded to include the place many of us value privacy the most—our homes.

Fortunately, you aren’t defenseless against invasions of your privacy in the workplace, wherever that may be. One of the earliest privacy protections passed by the California Legislature, the California Invasion of Privacy Act (“CIPA”), first passed in 1967, is also one of the most important defenses workers in California have against nosy employers who overstep the boundaries of your legally protected right to privacy. While CIPA was originally a law primarily outlawing wiretapping, today it protects Californians from a broad range of intrusive monitoring techniques.

The following is a series of frequently asked questions you may have about your privacy rights and how to protect them in the workplace.

A: CIPA prevents any third party from recording or listening in on certain communications without the consent of the individuals who are having the conversation. Although originally written specifically to apply to messages sent and received by telephone, telegraph, and the like, the meaning of “communication” has been interpreted very broadly since the law was first passed, and now applies to a wide range of technology, including cameras and the internet. Some judges have even said that accessing a website may count as a protected “communication” that cannot be recorded.

 A: To be protected under the law, most communications must have been “confidential,” meaning that you reasonably expected that the conversation was private.

A: First and foremost, CIPA is aimed at preventing “wiretapping,” which broadly means that your employer cannot read or attempt to read any messages or other information you send through most technologies. This includes the act of recording any such communications. Additionally, your employer is prohibited from making any use of the information it acquires through these prohibited means.

A: Generally, your employer can record you by obtaining your consent, but only if they do so before recording or listening in on your conversations. Additionally, your employer must obtain the consent of all people involved in the conversation before recording it.

A: California law does allow an employer to install video-only cameras in public areas of a workplaces so long as the employer has a legitimate, security-related reason for doing so and first notifies employees before beginning to record. Cameras are prohibited in private areas, such as restrooms, locker rooms, and areas designated for employees to change clothes.

A: The law surrounding worker privacy is constantly growing and evolving. Here in California, the Legislature passed a law called the California Consumer Privacy Act (“CCPA”) that went into effect in 2018. The law has been updated since then to include new protections for employees’ confidential personal information held by their employers. There are also laws both here in California and on the federal level strictly limiting what information an employer can ask for or obtain about you during the hiring process. It’s important to stay up-to-date about recent changes to the law to better protect yourself from violations of your rights.

A: It’s generally very hard to know for sure if you’re being surveilled or recorded by your employer or another third party.  Surveillance and recording of conversations is significantly more common in some industries than it is in others, such as telemarketing, customer service, and debt collection. A key way to protect yourself and your privacy rights is to communicate with your employer about it directly and ask. Being clear about whether or not you are providing consent to recording is also critical.

It can be deeply disturbing—and even frightening—to learn that your employer or someone else is violating your privacy and listening in on your private conversations without your consent, but you aren’t powerless to fight back against it. If you think you are being surveilled or recorded without your consent, or have any questions about any of the issues discussed in this newsletter, feel free to contact us at (310) 438-5555 for more information.

CIPA y el derecho de California a la privacidad en el lugar de trabajo

Cámaras ocultas, grabadoras de pantalla, dispositivos de registro de pulsaciones de teclas: las herramientas de vigilancia parecen estar en todas partes hoy en día, en espacios esperados, así como en algunos lugares más sorprendentes. Y con el inicio de la pandemia de COVID-19 y el trabajo generalizado desde casa para muchos trabajadores, esa lista de lugares se ha ampliado para incluir el lugar que muchos de nosotros valoramos más la privacidad: nuestros hogares.

Afortunadamente, no estás indefenso contra las invasiones de tu privacidad en el lugar de trabajo, dondequiera que esté localizado. Una de las primeras protecciones de privacidad aprobadas por la Legislatura de California, la Ley de Invasión de la Privacidad de California (“CIPA”), aprobada por primera vez en 1967, es también una de las defensas más importantes que los trabajadores en California tienen contra los empleadores entrometidos que sobrepasan los límites de su derecho a la privacidad legalmente protegido. Mientras CIPA fue originalmente una ley que prohibía principalmente las grabaciones de llamadas telefónicas, hoy protege a los Californianos de una amplia gama de técnicas de monitoreo intrusivas.

La siguiente es una serie de preguntas frecuentes que puede tener sobre sus derechos de privacidad y cómo protegerlos en el lugar de trabajo.

R: CIPA impide que cualquier tercero grabe o escuche ciertas comunicaciones sin el consentimiento de las personas que están teniendo la conversación. Aunque originalmente se escribió específicamente para aplicarse a los mensajes enviados y recibidos por teléfono, telégrafo y similares, el significado de “comunicación” se ha interpretado de manera muy amplia desde que se aprobó la ley, y ahora se aplica a una amplia gama de tecnología, incluidas las cámaras e Internet.  Algunos jueces incluso han dicho que el acceso a un sitio web puede contar como una “comunicación” protegida que no se puede grabar.

R: Para estar protegido por la ley, la mayoría de las comunicaciones deben haber sido “confidenciales”, lo que significa que usted esperaba razonablemente que la conversación fuera privada.

R: En primer lugar, CIPA tiene como objetivo prevenir “grabaciones telefónica”, lo que significa ampliamente que su empleador no puede leer o intentar leer ningún mensaje u otra información que envíe a través de la mayoría de las tecnologías. Esto incluye el acto de grabar dichas comunicaciones. Además, su empleador tiene prohibido hacer cualquier uso de la información que adquiere a través de estos medios prohibidos.

R: En general, su empleador puede grabarlo obteniendo su consentimiento, pero solo si lo hace antes de grabar o escuchar sus conversaciones. Además, su empleador debe obtener el consentimiento de todas las personas involucradas en la conversación antes de grabarla.

R: La ley de California permite que un empleador instale cámaras de video solo en áreas públicas de un lugar de trabajo, siempre y cuando el empleador tenga una razón legítima relacionada con la seguridad para hacerlo y primero notifique a los empleados antes de comenzar a grabar. Las cámaras están prohibidas en áreas privadas, como baños, vestuarios y áreas designadas para que los empleados se cambien de ropa.

R: La ley que rodea la privacidad de los trabajadores está en constante crecimiento y evolución. Aquí en California, la Legislatura aprobó una ley llamada Ley de Privacidad del Consumidor de California (“CCPA”) que entró en vigencia en 2018. La ley se ha actualizado desde entonces para incluir nuevas protecciones para la  información personal confidencial de los empleados en poder de sus empleadores. También hay leyes tanto aquí en California como a nivel federal que limitan estrictamente la información que un empleador puede solicitar u obtener sobre usted durante el proceso de contratación. Es importante mantenerse actualizado sobre los cambios recientes a la ley para protegerse mejor de las violaciones de sus derechos.

R: En general, es muy difícil saber con certeza si está siendo vigilado o grabado por su empleador u otro tercero.  La vigilancia y grabación de conversaciones es significativamente más común en algunas industrias que en otras, como el telemercadeo, el servicio al cliente y el cobro de deudas. Una  forma clave de  protegerse y proteger sus derechos de privacidad es comunicarse directamente con su empleador al respecto y preguntar. Tener claro si está dando o no su consentimiento para la grabación también es fundamental.

Puede ser profundamente perturbador, e incluso aterrador, saber que su empleador u otra persona está violando su privacidad y escuchando sus conversaciones privadas sin su consentimiento, pero no es impotente para luchar contra eso. Si cree que está siendo vigilado o grabado sin su consentimiento, o tiene alguna pregunta sobre cualquiera de los temas discutidos en este boletín, no dude en contactarnos al (310) 438-5555 para obtener más información.

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