Reimbursement Q&A

Q: What expenses qualify for reimbursement under Labor Code 2802?

A: Reasonable expenses that are necessary to perform job duties may qualify for reimbursement. Some examples of these expenses include:

Costs incurred for driving a personal vehicle and associated gas and mileage for a task assigned at work;
Purchase of mandatory uniform; Costs incurred for separately laundering mandatory uniforms due to toxins or heavy soiling;
Purchase of tools; and
Costs incurred due to the use of a personal cellphone.

Q: Can employers require employees to waive their rights to receive reimbursement?

A: The short answer is no. Employers are required to provide their employees with all tools, equipment, and supplies necessary to perform their job duties. This is not something that employees may contract around.

Q: Are there any exceptions to the requirement that an employer reimburses the tools, equipment, and supplies necessary to perform job duties?

A: Yes. In some instances where an employee is paid twice the minimum wage or where the expenditures were unlawful and the employee who incurred the cost knew he was incurring them on an unlawful activity or item.

Q: Does remote work since the advent of the Covid-19 affect potential expenditures required by employees?

A: Many companies are now having employees perform work duties remotely as a direct response to the COVID-19 pandemic. Although this may reduce the risk of employees contracting COVID, it makes them vulnerable to having their reimbursement rights violated as many employees face the burden of having to incur necessary business expenses such as:

Purchase of computers;
Purchase of printers;
Costs incurred due to the use of personal internet;
Purchase of office supplies; and
Purchase of desk and office chair

Q: Are expenditures to perform remote work subject to reimbursement?

A: The items listed above, if being used to perform work remotely, may qualify for partial or full reimbursement. However, in the event they are fully reimbursed, the purchased item(s) may be classified as the employer’s property.

Q: What if I am not receiving reimbursement for work expenses?

A: Employees may request from their employer that their employer reimburse costs incurred in furtherance of their work duties, or costs directed to be incurred by their employers. If employees are retaliated against for that request, in some instances, they may be the victims of unlawful retaliation.
If your employer is having you incur business expenses and has refused to reimburse you or has retaliated against you for requesting reimbursement, you can contact us at 310-438-5555 to determine what options you may have.

Boletín de Reembolso

P: ¿Qué gastos califican para el reembolso según el Código Laboral 2802?

R: Los gastos razonables que son necesarios para realizar tareas laborales pueden calificar para el reembolso. Algunos ejemplos de estos gastos incluyen:

Costos incurridos por conducir un vehículo personal y gasolina y kilometraje asociados para una tarea asignada en el trabajo;
Compra de uniforme obligatorio;
Costos incurridos por lavado por separado de uniformes obligatorios debido a toxinas o suciedad pesada;
Compra de herramientas; y
Costos incurridos debido al uso de teléfono celular personal

P: ¿Pueden los empleadores exigir a los empleados que renuncien a sus derechos a recibir un reembolso?

R: La respuesta corta es no. Los empleadores deben proporcionar a sus empleados todas las herramientas, equipos y suministros necesarios para realizar sus tareas laborales. Esto no es algo que los empleados puedan contraer alrededor de.

P: ¿Hay alguna excepción al requisito de que un empleador reembolse las herramientas, el equipo y los suministros necesarios para realizar las tareas laborales?

R: Sí. En algunos casos, cuando a un empleado se le paga el doble del salario mínimo o cuando los gastos fueron ilegales y el empleado que incurrió el costo sabía que los estaba incurriendo en una actividad o artículo ilegal.

P: ¿El trabajo remoto desde el advenimiento de Covid-19 afecta a los gastos potenciales requeridos por los empleados?

R: Muchas empresas ahora tienen empleados que realizan tareas laborales de forma remota como respuesta directa a la pandemia de COVID-19. Aunque esto puede reducir el riesgo de que los empleados contraigan COVID, los hace vulnerables a que se violen sus derechos de reembolso, ya que muchos empleados enfrentan la carga de tener que incurrir en gastos comerciales necesarios como:

Compra de computadoras;
Compra de impresoras;
Costos incurridos debido al uso de Internet personal;
Compra de material de oficina; y
Compra de escritorio y silla de oficina

P: ¿Los gastos para realizar trabajo remoto están sujetos a reembolso?

R: Los artículos enumerados anteriormente, si se utilizan para realizar trabajos de forma remota, pueden calificar para un reembolso parcial o total. Sin embargo, en el caso de que se reembolsen en su totalidad, los artículos comprados pueden clasificarse como propiedad del empleador.

P: ¿Qué pasa si no recibo el reembolso de los gastos de trabajo?

R: Los empleados pueden solicitar a su empleador que su empleador reembolse los costos incurridos en la promoción de sus deberes laborales, o los costos en los que sus empleadores indiquen incurrir. Si los empleados son objeto de represalias por esa solicitud, en algunos casos, pueden ser víctimas de represalias ilegales.

Si su empleador le está haciendo incurrir en gastos comerciales y se ha negado a reembolsarle o ha tomado represalias contra usted por solicitar el reembolso, puede comunicarse con nosotros al 310-438-5555 para determinar qué opciones puede tener.

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