Reasonable Accommodations

In the past, the word “disability” often was thought only to refer to physical circumstances—one that, at least for the most part, was visible for the world to see.

While this definition of disability still rings true today, it has also broadened considerably, including less immediately apparent conditions.  The law has also similarly grown and adapted to protect a broader spectrum of individuals with disabilities, especially in the world of employment. 

Both the federal Americans with Disabilities Act (ADA) and the California Fair Employment and Housing Act (FEHA) require most employers to provide what are known as “reasonable accommodations” to allow qualifying individuals with disabilities to fully take part in the workplace.  Employers who fail to comply with the law may be held liable or otherwise subject to legal action.

Here is a list of some questions an individual with disabilities might have when considering his or her right to reasonable accommodations in the workplace:

A: Qualifying employers must accommodate employees with qualifying mental or physical disabilities and certain medical conditions.  Under both federal and state law, the definition of individuals with a “disability” includes those who may be treated differently only as a result of the attitudes of others toward them.  “Medical conditions” refer to conditions such as cancer that are not necessarily disabilities but in a similar manner may restrict one’s ability to participate in normal daily activities.

A:  A qualifying employer should take reasonable steps to ensure that you are able to perform the essential duties expected of you as part of your job, as long as it does not impose an “undue hardship” on the employer to do so. 

A:  Reasonable accommodations can include steps such as changing job duties, providing leave for medical care, changing work schedules, relocating the work area, and/or providing mechanical or electrical aids.

A:  If you fall under either the ADA’s or the FEHA’s definition of someone with a “disability” or “medical condition”, then you may have a right to reasonable accommodations at your work.  In order to receive protections under state law, the disability has to make it more difficult for a person to engage in major life activities, such as walking, eating, or interacting with others socially.

A:  Both the ADA and the FEHA protect job applicants as well as people who are already employed.  The law prohibits discrimination against individuals with disabilities in the hiring process.  This means that an employer cannot choose to turn down your job application because they perceive or you disclose that you have a disability, but it also means that the employer must consider whether they can make reasonable accommodations to enable you to compete for a job opening.  At the same time, you still must be “qualified” for the job—that is, your disability will not prevent you from performing some essential part of the position. 

A:  California’s disability discrimination laws require all employers with at least five employees (either in-state or anywhere else) to provide reasonable accommodations to all employees and job seekers.  Federal protections apply to employers of fifteen or more employees, as well as to employment agencies and labor organizations.

A: An employer is only required to take steps to provide you with a reasonable accommodation if they are aware of your disability, and generally it is expected that the employee or applicant provide notice to the employer of the disability and alert them to the need for accommodation.  Although there are no “magic words” or particular way to request an accommodation, you generally need to disclose enough detail to show that you have a legally-protected disability and need accommodation for it.  You can make this request to someone who represents your employer, like a human resources officer or supervisor. 

A:  Once you disclose your disability and make a request for reasonable accommodation, an employer is required to take affirmative steps toward accommodating you, including by engaging in an “interactive process” with you to determine what accommodation can be made.  In this interactive process, you may be asked to work together with your employer in implementing changes to your job and/or work duties that permit you to fully engage in the workplace.  Because your participation in the interactive process may affect your rights and ability to sue your employer down the road if it mistreats you, it is important that you participate in this process to the greatest extent possible, make sure you retain records of each step along the way, and seek out third-party advocates, where applicable.

A:  When it would result in an “undue hardship” on the employer to provide an accommodation, the law does not require that an employer do so regardless.  It is very important to remember that just because an employer has not previously made the accommodation you are requesting or just because the change would result in some additional expenses does not mean that the request would be an undue hardship on your employer.  Facts that will determine whether your requested accommodation is reasonable or would cause undue hardship include things like the overall cost of the accommodation, your employer’s size and financial wherewithal, the kind of work that the company requires its employees to do, and your workplace’s physical layout.

A:  If you believe you have been discriminated against because your employer refuses to provide you with or discuss reasonable accommodations, you should consider making a formal, written complaint to Human Resources.  If that fails, further legal action may be necessary, including potential complaints to the DFEH, EEOC, and/or other legal action.  One thing to keep in mind is that the law in California sets up strict time limits within which to bring claims of this nature—typically within one year from the date of the harm you have suffered.  Thus, if you believe you have been unlawfully denied reasonable accommodation in your workplace as a result of disability discrimination, you should act quickly to determine your legal options.

If at any point you have questions about disabilities, medical conditions, potential accommodations, or feel that your rights to reasonable accommodations have been violated, feel free to contact us at (310) 438-5555 for further information.

Acomodaciones Razonables

En el pasado, se pensaba que la palabra “discapacidad” sólo se refería a circunstancias físicas, una que, al menos en su mayor parte, era visible para el mundo.

Aunque esta definición de discapacidad sigue siendo cierta hoy en día, también se ha ampliado considerablemente, incluyendo condiciones menos inmediatas. La ley también ha crecido y se ha adaptado de manera similar para proteger un espectro más amplio de personas con discapacidad, especialmente en el mundo del empleo.

Tanto la Ley Federal de Americanos con Discapacidades (ADA) como la Ley de Empleo y Vivienda Justa de California (FEHA) requieren que la mayoría de los empleadores proporcionen lo que se conoce como “acomodaciones razonables” para permitir que las personas con discapacidades que califiquen participen plenamente en el lugar de trabajo. Los empleadores que no cumplan con la ley pueden ser responsables o sujetos de otra manera a acciones legales.

Aquí está una lista de algunas preguntas que un individuo con discapacidades puede tener al considerar su derecho a acomodaciones razonables en el lugar de trabajo:

R: Los empleadores que califiquen deben acomodar a los empleados con discapacidades físicas o mentales calificadas y ciertas condiciones médicas. Bajo la ley federal y estatal, la definición de individuos con una “discapacidad” incluye aquellos que pueden ser tratados de manera diferente sólo como resultado de las actitudes de otros hacia ellos. Las “condiciones médicas” se refieren a afecciones como el cáncer que no son necesariamente discapacidades, pero de manera similar pueden restringir la capacidad de uno para participar en una actividad diaria normal.

R: Un empleador que califique debe tomar medidas razonables para asegurarse de que usted pueda cumplir con los deberes esenciales que se requiere de usted como parte de su trabajo, siempre y cuando no imponga una “dificultad indebida” al empleador para hacerlo.

R: Las adaptaciones razonables pueden incluir  cambio  laborales del trabajo, proporcionar tiempo libre para atención médica, cambiar horarios de trabajo, reubicar el área de trabajo y/o proporcionar ayuda mecánica o eléctrica.

R: Si usted cae bajo la definición de la ADA o de la FEHA de alguien con una “discapacidad” o “condición médica”, entonces usted puede tener derecho a acomodaciones razonables en su trabajo. Para recibir protecciones bajo la ley estatal, la discapacidad tiene que hacer más difícil que una persona participe en actividades importantes de la vida, tales como caminar, comer o interactuar con otros socialmente.

R: Tanto la ADA como la FEHA protegen a los solicitantes de empleo, así como a las personas que ya están empleadas. La ley prohíbe la discriminación contra personas con discapacidades en el proceso de contratación. Esto significa que un empleador no puede optar por rechazar su solicitud de empleo porque percibe o revela que usted tiene una discapacidad, pero también significa que el empleador debe considerar si pueden hacer ajustes razonables para permitirle competir por una apertura de empleo. Al mismo tiempo, usted todavía debe estar “calificado” para el trabajo, es decir, su discapacidad no le impedirá realizar alguna parte esencial de la posición.

R: Las leyes de discriminación por discapacidad de California requieren que todos los empleadores con al menos cinco empleados (ya sea en el estado o en cualquier otro lugar) proporcionen acomodaciones razonables a todos los empleados y solicitantes de empleo. Las protecciones federales se aplican a empleadores de quince o más empleados, así como a agencias de empleo y organizaciones laborales

R:  Un empleador sólo tiene la obligación de proporcionarle un ajuste razonable si su empleador está consciente de su discapacidad, y se espera que el empleado o el solicitante de empleo notifique al empleador de la discapacidad y los avise de la necesidad de adaptación. Aunque no hay “palabras mágicas” o una manera particular de solicitar un acomodo, usted necesita revelar suficiente detalle para demostrar que usted tiene una discapacidad legalmente protegida y necesita acomodo para la discapacidad. Usted puede hacer esta solicitud a alguien que represente a su empleador, como un oficial de recursos humanos o supervisor.

R: Una vez que revele su discapacidad y haga una solicitud de adaptación razonable, se requiere que un empleador tome medidas afirmativas para acomodarlo, incluso participando en un “proceso interactivo” con usted para determinar qué adaptación se puede hacer. En este proceso interactivo, se le puede pedir que trabaje junto con su empleador en la implementación de cambios en su trabajo y/o deberes de trabajo que le permitan participar plenamente en el lugar de trabajo. Su participación en el proceso interactivo puede afectar sus derechos y capacidad para demandar a su empleador si lo maltrata, es importante que participe en este proceso, asegúrese de conservar registros de cada paso en el camino y busque defensores, cuando corresponda.

R: Cuando resultaría en una “dificultad excesiva” para el empleador proporcionar una adaptación, la ley no requiere que un empleador lo haga de todos modos. Es muy importante recordar que el hecho de que un empleador no haya hecho previamente la adaptación que está solicitando o simplemente porque el cambio resultaría en algunos gastos adicionales no significa que la solicitud sea una dificultad excesiva para su empleador. Los hechos que determinarán si su ajuste solicitado es razonable o causaría dificultades indebidas incluyen cosas como el costo total del alojamiento, el tamaño y los medios financieros de su empleador, el tipo de trabajo que la compañía requiere que hagan sus empleados, y la disposición física de su lugar de trabajo.

R: Si usted cree que ha sido discriminado porque su empleador se niega a proveerle o discutir ajustes razonables, usted debe considerar hacer una queja formal por escrito a Recursos Humanos. Si esto falla, puede ser necesario tomar acciones legales adicionales, incluyendo posibles quejas al DFEH, la EEOC y/u otras acciones legales. Una cosa a tener en cuenta es que la ley en California establece límites de tiempo estrictos dentro de los cuales presentar reclamos de esta naturaleza—típicamente dentro de un año a partir de la fecha de la discriminación que usted ha sufrido. Si usted cree que se le ha negado ilegalmente un acomodo razonable en su lugar de trabajo como resultado de la discriminación por discapacidad, debe actuar rápidamente para determinar sus opciones legales. 

Si en algún momento tiene preguntas sobre discapacidades, afecciones médicas, posibles adaptaciones o siente que se han violado sus derechos a adaptaciones razonables, no dude en comunicarse con nosotros al (310) 438-5555 para obtener más información.

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